NOM 151 en la práctica: qué exige y qué no

La NOM 151 aparece en casi todos los pliegos de originación digital del país y casi nunca explicada. Vale la pena separarla en tres piezas, porque cada una se resuelve en un sitio distinto.

¿Qué es exactamente la NOM 151?

Es la norma oficial mexicana NOM-151-SCFI-2016, «Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos». Se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 30 de marzo de 2017, entró en vigor el 26 de septiembre de ese año y canceló a la NOM-151-SCFI-2002.

¿Qué pide en concreto?

Pide poder demostrar que un mensaje de datos o un documento digitalizado no cambió desde una fecha y una hora determinadas. Ese es el objetivo, y todo lo demás son medios para conseguirlo: la huella digital del archivo, el sellado de tiempo y la constancia que ata las dos cosas.

La constancia de conservación la emite un prestador de servicios de certificación acreditado ante la Secretaría de Economía. No es algo que una institución se expida a sí misma, y confundir esto es el error más común al leer la norma.

¿Dónde se rompe en la operación?

Casi siempre en el mismo punto: el documento se firma bien y se conserva mal. La firma electrónica avanzada resuelve quién manifestó su voluntad; la conservación resuelve que lo firmado siga siendo lo mismo dentro de cinco años. Son dos problemas distintos y se atienden con piezas distintas.

El segundo punto de fractura es el papel escaneado. Digitalizar un expediente antiguo y destruir el original sin haber resuelto la conservación conforme a la norma cambia un problema de espacio por uno de prueba. En gestión documental ese orden — primero la conservación, después la destrucción— es parte del proyecto, no un trámite posterior. Los doce puntos que conviene cerrar antes de empezar están en Checklists.

Una firma sin conservación es una promesa; una conservación sin firma es un archivo. El expediente que sirve en una revisión necesita las dos, y necesita que hayan ocurrido en el mismo momento que la operación.

¿Qué conviene preguntarle a un proveedor?

Tres preguntas cortas contestan casi todo. Quién emite la constancia de conservación y con qué acreditación. En qué momento del flujo se genera, si al firmar o en un proceso posterior. Y cómo se recupera después, porque una constancia que existe pero no se puede localizar junto a su documento no sirve de nada el día que hace falta.

En el flujo de ART Digital Docs el expediente se crea, se firma y se sella dentro del mismo proceso que originó la operación, con control de versiones y trazabilidad. Es la diferencia entre conservar un documento y conservar la operación que lo produjo.