Checklist: 12 puntos antes de digitalizar

Un proyecto de digitalización se tuerce al principio y se descubre al final. Estas doce preguntas se contestan en una sesión y ahorran el reproceso, que es el único costo que de verdad duele.

Antes de tocar un documento

1. ¿Qué tipos de documento hay, y cuántos de cada uno? Sin ese censo no se puede dimensionar nada.
2. ¿Cuál es el criterio de clasificación, y quién lo aprueba? Cambiarlo con el proyecto en marcha obliga a volver a pasar el lote.
3. ¿Qué datos hay que extraer de cada tipo? No todos hacen falta, y extraer de más cuesta lo mismo que extraer de menos.
4. ¿Cuánto tiempo hay que conservar cada tipo, y por qué obligación?

Sobre la validez

5. ¿Se va a destruir el original en papel? Si la respuesta es sí, la conservación conforme a la NOM-151-SCFI-2016 deja de ser opcional.
6. ¿Quién emite la constancia de conservación y con qué acreditación?
7. ¿En qué momento se genera: al digitalizar o después?
8. ¿Cómo se recupera la constancia junto a su documento cinco años más tarde?

Los puntos 5 a 8 son los que se saltan con más frecuencia, y son los únicos de la lista que no tienen arreglo posterior: si el original ya no está, no se puede volver a digitalizar bien.

Sobre la operación

9. ¿Quién puede consultar cada tipo de documento, y cómo se revoca ese acceso?
10. ¿Qué pasa con un documento ilegible o incompleto? Un flujo sin respuesta a esto acumula excepciones en una carpeta.
11. ¿Cómo se mide la calidad, y con qué umbral de reproceso?
12. ¿Quién mantiene el criterio cuando entre un tipo de documento nuevo?

¿Cuál de los doce predice mejor el resultado?

El once. Un proyecto que mide su tasa de reproceso desde la primera semana corrige barato; uno que la descubre al final descubre también que hay que volver a pasar el archivo. En operaciones de gran escala de gestión documental hemos sostenido cero reprocesos sobre 150 millones de imágenes, y esa cifra es consecuencia de medir, no de escanear mejor.

Si el expediente que se quiere digitalizar es el de una originación, conviene ver antes cómo queda cuando nace ya digital: en ART el documento se genera, se firma y se sella dentro del mismo flujo, y ese lote deja de crecer. El resto de materiales de trabajo está en Recursos.