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GesDoc

GesDoc

Servicio integral de gestión documental para transformar la información física a expedientes electrónicos mediante procesos diseñados a la medida, actividades de digitalización, control y administración de documentos físicos y una plataforma digital cloud based con el objetivo de mantenerles en total control, seguros y disponibles para sus usuarios, en todo momento y en todo lugar.

Así funciona GesDoc:

1. Preparación

  • Evaluación del estatus actual.
  • Apoyo al cliente en la organización de su archivo, mediante instrumentos de control archivístico, que aseguren la disponibilidad, localización, integridad y conservación de sus documentos.
  • Inventario y limpieza.
  • Clasificación y depuración.
  • Restauración de documentos.
Expedientes GestDoc

2. Digitalización

  • Digitalización de documentos (cualquier tamaño).
  • Indexación de imágenes con metadatos.
  • Captura de datos, manual o automatizada(OCR, ICR, OMR).
  • Carga en sistemas de gestión documental.
  • Restauración digital de documentos.
  • Clasificación de documentos electrónicos.
  • Personal especializado según requerimiento.
Digitilización

3. Paperless

  • Diseño e implementación de modelos de oficina sin papel, a la medida.
  • Eficientar la gestión documental provocando el ahorro de papel.
  • Resguardo de documentos digitales asegurando la disponibilidad, integridad y seguridad.
  • Sistemas de auditoría electrónica para arqueo de la información, detectar patrones no deseados y gestión de alertas.
Documento
Documento
Documento
Documento
Documento
Documento
Monitor

4. Día a día

  • BPO de procesos punta a punta:
  • Mesa de Control
  • Digitalización
  • Captura
  • Comprobación de integridad y autenticidad
  • Contact Center
  • Recolección
  • Traslado
  • Resguardo
  • Desarrollo de Sistemas
Reportes

5. Resguardo

  • Normalización e higienización de Bases de datos.
  • Resguardo físico, control archivístico e inventario de documentos físicos.
  • Preparación e identificación de archivos de trámite para transferencias a archivos de concentración, destrucción o históricos según normatividad de AGN.
  • Publicación de documentos en la nube.
  • Desarrollo de plataforma de acceso a la información.
  • Vinculación de expedientes digitales con ubicación física.
Resguardo

Beneficios

  • Disminución de costos
  • Ahorro de espacio físico
  • Redacción de tiempos de procesamiento de información
  • Fácil acceso a la información
  • Conservación de documentos originales
  • Creación de bancos digitales no perecederos
  • Eficiencia en procesos
  • Aumento de productividad
  • Satisfacción del cliente
Beneficios